Afin de réaliser des changements sur plusieurs établissements ou d’en créer plusieurs simultanément, il est possible de faire un import d'établissements via un fichier Excel.
Dans la rubrique "Etablissements" du menu latéral gauche, cliquez sur "Importer".
Il est conseillé de se baser sur un fichier Excel pré-rempli afin d’avoir la structure à compléter :
- Vous pouvez exporter l’ensemble de vos établissements dans un fichier Excel qui sera à modifier. Cette option est recommandée si vous avez déjà des établissements afin de les mettre à jour, et éventuellement en rajouter de nouveaux.
- Ou vous pouvez télécharger un modèle qui contiendra l’en-tête du fichier Excel et une ligne d’exemple. Cette option est recommandée pour un premier import.
Pour plus d’explications sur les valeurs et leurs formats dans ce fichier d’import, référez-vous à l’article : Format du fichier d'import d'établissements
Pour la création d’un établissement, vous devez renseigner au minimum :
- Le nom/raison sociale (Location name)
- L’adresse (Address 1), pour la langue par défaut si plusieurs langues sont activées
- La ville (City), pour la langue par défaut si plusieurs langues sont activées
- Le code pays (Country code), pour la langue par défaut si plusieurs langues sont activées
Si vous profitez de l’offre Présence Réseaux, vous devrez également renseigner un numéro de téléphone (Phone) et un code postal (Zip code) pour chacun de vos établissements.
Pour la mise à jour d’un établissement, la colonne Bridge ID devra contenir l’identifiant de l'établissement concerné qui est automatiquement présent dans le fichier d’export des établissements.
Après avoir modifié votre fichier Excel, l’import proprement dit s’effectuera en 2 ou 3 étapes :
- Correspondance des données (optionnel)
- Prévisualisation des résultats de l’import
- Exécution de l’import
1. Correspondance des données (optionnel)
Si une ou plusieurs de vos colonnes n'ont pas les mêmes noms que ceux listés dans Format du fichier d'import d'établissements, vous serez invité à associer chaque colonne non reconnue à un champ BRIDGE :
- Si vous ignorez les colonnes, elles ne seront pas prises en compte dans les données importées.
- Si vous faites correspondre les données, vous serez invité à choisir un champ BRIDGE pour chaque colonne non reconnue :
Si pour une colonne, le champ BRIDGE correspondant reste vide, elle sera ignorée lors de l'import.
Une fois la correspondance faite, vous pouvez lancer l'analyse de votre fichier.
Vous pouvez également ne pas faire de correspondance de données, et l'analyse de votre fichier se lancera en ignorant toutes les colonnes non reconnues.
2. Prévisualisation des résultats de l’import
Choisissez le fichier que vous souhaitez importer :
Une fois le fichier sélectionné, l’analyse de votre fichier se lance. En fonction de la taille de votre fichier, cela peut durer plusieurs minutes.
Vous pouvez continuer à naviguer dans BRIDGE normalement. Et à tout moment, vous pouvez revenir sur cet écran et voir si l’analyse est toujours en cours ou si elle est terminée.
Durant cette étape d’analyse, aucune modification n’est apportée à votre réseau. Seuls les résultats de l’import proprement dit (voir section suivante) reflèteront les modifications réellement effectuées.
Une fois l’analyse réalisée, prévisualisez l'impact de votre import sur votre réseau afin de voir quels établissements vont être créés, modifiés, inchangés ou rejetés.
Vous pouvez visualiser le détail des données établissements mises à jour ou en erreur :
Pour consulter l’ensemble des modifications, téléchargez le rapport d'analyse.
Ce rapport indique pour chaque ligne l’action qui sera faite sur l'établissement correspondant (colonne Result) :
- TO_CREATE : la ligne correspond à un nouvel établissement qui ne fait pas encore partie de votre réseau. Il sera créé.
- TO_UPDATE : la ligne correspond à un établissement de votre réseau. Il sera modifié et les modifications sont présentes dans la colonne Result details
- IGNORED : la ligne correspond à un établissement de votre réseau et aucune modification n’a été détectée.
- REJECTED : il y a une erreur dans un ou plusieurs champs pour cet établissement. Le message d’erreur correspondant sera dans la colonne Result details (voir Liste des causes d’un rejet lors de l’import)
- ERROR : une erreur technique s’est produite pour cette ligne en particulier. Veuillez contacter le support si cela se produit.
Si les résultats de l'analyse correspondent aux modifications que vous souhaitez apporter sur votre réseau, vous pouvez cliquer sur « Lancer l’import » pour exécuter l’import.
Si ce n’est pas le cas, vous pouvez cliquer sur "Annuler l'import". Vous pouvez ensuite faire des modifications directement dans le rapport d’analyse et effectuer un nouvel import à partir de ce rapport.
Attention, lorsqu'une erreur ou un avertissement apparait. Le programme recherche dans le fichier le nom et l'adresse de l'établissement et avertie l'utilisateur s'il ne le voit pas. Ce n'est pas une information indiquant un problème dans le fichier. Seule la colonne "Erreur(s) identifiée(s) indique une erreur.
Note : Si un nom de colonne n'est pas reconnue (voir la liste des noms reconnus dans le fichier du format d'import), il sera demandé de faire une correspondance de cette colonne pour l'associer à un champ dans BRIDGE. En cliquant sur "Faire correspondre mes données", vous accédez à la liste des colonnes non reconnues. Si des colonnes ne sont pas associées à des champs BRIDGE, les données contenues dans ces colonnes seront ignorées lors de l'import.
2. Exécution de l’import
Cette étape peut durer plusieurs minutes en fonction de la taille du fichier importé. Vous pouvez continuer à naviguer dans BRIDGE normalement. À tout moment, vous pouvez revenir sur cet écran et voir si l’import est toujours en cours ou s’il est terminé.
Une fois l’import terminé, vous visualiserez les modifications appliquées sur votre réseau. Téléchargez le rapport d’import pour vérifier l’action sur chacun de vos établissements.
Ces résultats d’import peuvent être différents des résultats d’analyse de l’étape précédente.
Ex : comme les lignes sont analysées unitairement, les erreurs de données en doublon (avec les Custom ID par exemple) ne se produiront que lors de l’import proprement dit.
Les résultats de chaque dernier import seront visibles lorsque vous reviendrez sur la page « Importer», sauf s’il y a un import en cours, et le rapport d’import correspondant y sera également disponible.
Si vous avez navigué sur d'autres pages de BRIDGE et qu'en étant revenu sur la page de l'import, vous voyez la page d'accueil de l'import, cela signifie que l'import que vous avez lancé est terminé. Vous verrez alors les informations correspondantes sur cet import en bas de la page.
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